Sumber daya yang paling banyak digunakan dalam proyek akan memiliki biaya yang mudah ditentukan. Anda tahu mana anggota staf dapat bekerja pada bagian mana dari proyek. Dan kau tahu apa yang perlu dilakukan, dan kapan. Tapi memastikan bahwa semuanya tetap pada jadwal dan penanganan manajemen waktu proyek dapat menjadi bagian paling sulit mencapai tujuan proyek.
Tahu persis apa yang perlu dilakukan dan kapan harus diselesaikan benar-benar hanya langkah pertama dalam manajemen proyek yang efektif dan manajemen waktu yang baik. Tanpa perencanaan yang cermat dan organisasi tugas, tenggat waktu adalah ide-ide hanya tinggi bahwa itu tidak mungkin Anda akan dapat hidup sampai. Proyek manajemen waktu harus dipecah, langkah demi langkah, sama seperti bagian lain dari proyek dipecah dalam tahap perencanaan. Hal ini akan membantu memastikan bahwa semuanya dilakukan ketika perlu, dan untuk menjaga proyek dari akan lebih dari anggaran karena berjalan lancar melewati waktu yang dijadwalkan untuk itu.
Metode Manajemen Proyek Waktu
Salah satu metode yang populer dari manajemen waktu proyek adalah penggunaan Gantt chart, meskipun hal ini tidak digunakan sesering dalam rencana manajemen perubahan komunikasi . Ini adalah sesuatu yang dapat Anda lakukan di atas kertas di dalam spreadsheet sederhana. Anda juga dapat menemukan alat yang sama dalam perangkat lunak manajemen proyek untuk membantu Anda merencanakan tugas dan waktu. Untuk membuat Gantt chart untuk proyek Anda, ikuti beberapa langkah dasar:
1. Setiap daftar tugas yang harus diselesaikan selama proyek.
2. Nomor daftar atau menetapkan surat kepada tugas masing-masing.
3. Tentukan apakah setiap tugas dapat dilakukan pada waktu yang sama sebagai sesuatu yang lain, atau jika harus mengikuti langkah-langkah lain. Jika itu adalah sesuatu yang dapat dilakukan secara mandiri, maka label "Paralel." Jika harus dilakukan secara berurutan, perhatikan jumlah atau surat tugas itu harus mengikuti.
4. Tuliskan jumlah waktu Anda memperkirakan akan mengambil setiap tugas.
5. Mentransfer data spreadsheet Anda menjadi sebuah grafik seperti pada kertas grafik, penjadwalan tugas masing-masing dalam urutan itu harus dilakukan. Kolom merupakan potongan-potongan waktu, seperti hari atau minggu. Setiap tugas akan diwakili oleh sebuah bar yang berlangsung panjang waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan.
Komputer proyek perangkat lunak manajemen waktu adalah cara termudah untuk menghasilkan bagan Gantt, karena akan daftar tugas masing-masing pada tanggal mulai sedini mungkin dan mengatur mereka secara otomatis ke dalam urutan yang tepat. Tapi itu bisa dilakukan dengan tangan dengan sedikit usaha. Setelah Anda memiliki grafik atau diagram, Anda akan dapat melihat saat setiap tugas akan dimulai dan selesai, urutan langkah-langkah, dan persis berapa lama akan mengambil seluruh proyek dari awal sampai akhir.
Critical Path Analisis Manajemen Waktu
Metode lain yang populer dari manajemen waktu proyek yang mirip dengan grafik Gantt dikenal sebagai grafik Perth, atau Analisis Critical Path. Untuk membuat semacam ini grafik, Anda mengikuti langkah 1 - 4 yang Anda ikuti untuk membuat grafik Gantt: menulis semuanya dan menetapkan informasi tentang kali perkiraan, serta tugas-tugas yang harus mengikuti orang lain.
Bila Anda siap untuk plot grafik Perth, bagaimanapun, Anda tidak menggunakan panjang bar untuk mewakili waktu, tapi sebagai gantinya Anda menggunakan lingkaran dan panah. Setiap lingkaran mewakili tugas atau peristiwa, dan garis dengan panah mengarah dari lingkaran untuk lingkaran. Sepanjang garis itu, jumlah waktu tugas sebelumnya akan mengambil terdaftar serta apa tugas tersebut. Kemudian lingkaran di samping merupakan sebuah tugas yang harus dilakukan segera setelah yang sebelumnya.
Jalur cabang off dari lingkaran dalam arah yang berbeda jika mereka bisa dilakukan bersamaan, dan sering kali banyak baris berkumpul di satu lingkaran jika yang satu tugas hanya dapat dilakukan sekali setiap tugas independen selesai. Sebuah grafik Perth akhirnya tampak sedikit lebih seperti peta pikiran dari Gantt chart, namun mereka masing-masing menggambarkan hal yang sama, hanya dalam cara yang sedikit berbeda. Sejauh ini cara termudah untuk membuat grafik baik adalah dengan proyek perangkat lunak manajemen waktu.
Pentingnya Manajemen Waktu Proyek Akurat
Tidak hanya akan kemampuan untuk secara akurat memperkirakan waktu membantu Anda mendapatkan proyek dilakukan sebelum tenggat waktu Anda, tapi skill akan menguntungkan Anda dengan cara lain. Statistik pekerjaan dapat ditagih dengan biaya lebih handal. Jika Anda meremehkan waktu proyek akan mengambil, maka Anda baik biaya terlalu sedikit atau Anda mengejutkan klien dengan biaya diperkirakan lebih besar dari, yang dapat menyebabkan konflik. Anda juga dapat menghindari konflik dan masalah dengan proyek lain dengan tidak harus menunda mereka atau menarik orang menjauh dari tugas-tugas untuk terus bekerja pada sesuatu yang mendekati jadwal.
Ingat bahwa selalu terbaik untuk memungkinkan waktu ekstra untuk keadaan darurat, masalah teknis, kerusakan, penyakit dan situasi tak terduga lainnya. Satu aturan praktis yang banyak freelancer mengikuti adalah untuk menebak berapa lama sesuatu akan mengambil, dan kemudian menambahkan 10% sampai 20% untuk memperkirakan itu. Ini bukan jumlah yang masuk akal untuk menambahkan waktu, tetapi memungkinkan bantal yang cukup besar untuk menangani kejutan dan masalah. Ini bantal waktu memungkinkan untuk manajemen proyek banyak waktu lebih efektif, yang berarti proyek yang lebih sukses dan tujuan tercapai.
sumber :
http://doups3.hubpages.com/hub/Project-Time-Management
Tidak ada komentar:
Posting Komentar