Inquiry letter atau surat permintaan
keterangan adalah suatu surat yang membantu seseorang untukbertanya tentang hal
yang tidak diketahui oleh si pembuat surat yang berkaitan dengan produk,
pekerjaan, dana, materi promosi, dll Format surat permintaan keterangan harus
berisi informasi detail dan sedemikian rupa sehingga penerima surat didorong
untuk menjawab dan membalas surat tersebut..
Surat permintaan keterangan biasanya
ditulis untuk menanggapi sebuah iklan atau komunikasi langsung lainnya. Dalam
surat permintaan keterangan Anda perlu menjelaskan alasan anda menulis surat
permintaan keterangan dengan jelas.
Ketika menulis sebuah surat
permintaan keterangan kita perlu menyebutkan informasi detail tentang diri kita
atau informasi detail tentang si pembuat surat permintaan keterangan, tempat
kita bekerja (jika diperlukan) dan alasan untuk apa kita memerlukan informasi
tertentu. Dalam surat permintaan keterangan, kita harus dengan jelas
menyebutkan jenis informasi yang kita butuhkan.
Kita perlu menyebutkan rincian kontak
kita, yang mencakup alamat, nomor telepon, alamat email. Hal ini diperlukan
untuk si penerima agar dia dapat menghubungi kita dalam menanggapi surat
permintaan keterangan kita. Kita perlu berterima kasih kepada pihak yang telah
mengirimkan balasan surat permintaan keterangan kita. Dengan sikap sopan kita
seperti ini diharapkan membantu kita untuk mendapatkan informasi yang kita
perlukan.
Order Letter adalah surat
dari calon pembeli kepada penjual yang isinya meminta penawaran. Maksudnya,
calon pembeli meminta melalui surat agar penjual mengajukan penawaran secara resmi
kepadanya. Dengan adanya penawaran dari penjual nantinya calon pembeli akan mengetahui harga, syarat
jual beli, dan keterangan tentang barang atau jasa yang akan dibeli. Inilah yang menjadi tujuan
calon pembeli menulis surat permintaan penawaran kepada penjual. Bila calon pembeli telah
mengetahui kondisi suatu barang/jasa berikut harga dan syarat jual belinya, tentu ia tidak perlu lagi meminta
penawaran dari penjual.
Surat
permintaan penawaran diperlukan dalam perdagangan
formal yang menuntut prosedur resmi secara resmi secara
tertulis. Sebuah perusahaan besar sebagai penjual,
misalnya tidaklah dengan begitu saja melayani
permintaan penawaran melalui telepon.Surat permintaan penawaran sering
merupakan tahap awal proses terjadinya transaksi bisnis. Melalui
surat permintaan penawaran calon pembeli bertanya
atau meminta keterangan tentang barang atau
jasa yang akan dibelinya. Sebagai reaksinya, penjual menerangkan hal-hal yang
ingin pembeli melakukan pesanan dan
akhirnya terjadinya transaksi bisnis sebagai puncak proses jual beli.
Sumber:
